Was ist eine Assistenz der Geschäftsführung?
Ein Assistent oder eine Assistentin der Geschäftsführung unterstützt die Geschäftsleitung in allen möglichen Aufgaben. Sie erfüllen dabei aber nicht hauptsächlich Aufgaben von Sekretären, sondern bereiten wichtige Treffen und Ereignisse vor, koordinieren die einzelnen Abteilungen miteinander und beraten sogar bei schwierigen Entscheidungen.
Was macht die Assistenz der Geschäftsführung?
Wenn Du als Assistent oder Assistentin der Geschäftsführung arbeitest, dann bist Du die unverzichtbare rechte Hand der Geschäftsleitung. Ohne Dich funktioniert nichts so, wie es sollte. Du hilfst bei der Planung von Projekten mit, bereitest die Einführung von neuer Informationstechnik vor, und recherchierst zu Fragen der Geschäftsleitung, um diese anschließend in diesen Fragen zu beraten. Außerdem hältst Du Kontakt zu wichtigen Kunden und vermittelst zwischen den einzelnen Abteilungen des Unternehmens. Weitere Aufgaben sind die Strukturierung von Meetings, das Verfolgen von Aktivitäten der Konkurrenz sowie das Ordnen des Posteinganges und des Postausganges.
Auch die Analyse des Unternehmensgewinns gehört zu den Geschäftsführungs-Assistenz-Aufgaben. Allgemein verwaltest Du Geschäftsprozesse, übernimmst organisatorische Aufgaben unterschiedlicher Art und erledigst Aufgaben des Rechnungswesens.
Wie wird man Assistent der Geschäftsführung?
Es gibt keinen einheitlichen Weg, um Assistent der Geschäftsführung zu werden. Das kommt daher, dass es sich nicht um einen klassischen Ausbildungsberuf handelt, sondern lediglich eine Bezeichnung der beruflichen Position darstellt.
Meistens ist es so, dass Du nach jahrelanger kaufmännischer Erfahrung eine Chance auf diese Position erhältst. In der Regel hat ein Assistent der Geschäftsführung einmal eine Ausbildung als Industriekaufmann, eine Ausbildung für Büromanagement, oder auch eine Ausbildung zum Bankkaufmann absolviert. Manche kommen aber auch durch ein betriebswirtschaftliches oder durch ein juristisches Studium an diesen Job.
Wo arbeitet ein Assistent der Geschäftsführung?
In so gut wie allen größeren Unternehmen der unterschiedlichsten Wirtschaftsbereiche kannst Du als Assistenz der Geschäftsführung arbeiten. Beispielsweise in einen von diesen hier:
- Medizinische Unternehmen
- Produktionsunternehmen
- Medienunternehmen
- Banken
Wie sieht der Arbeitsalltag aus?
Damit Du Dir mehr unter dem Beruf vorstellen kannst, findest Du hier einige typische Aufgaben der Assistenz der Geschäftsführung:
Berichte scheiben
Du stehst immer in Kontakt mit den unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens in dem Du arbeitest. Besonders mit den Abteilungsleitern tauscht Du Dich aus, und verfasst auf Grund ihrer Aussagen Berichte für die Geschäftsleitung. In regelmäßigen Abständen stellst Du auch Finanzentwicklungen dar und nutzt dafür eine verständliche Visualisierung Grafikprogramme.
Termine planen
Du organisierst Meetings mit Kunden, sowie mit den einzelnen Abteilungsleitern und der Geschäftsführung. Dafür schreibst Du rechtzeitig alle an, und stimmst die Termine ab. Ebenfalls gehört dazu, dass Du im Vorfeld einen Zeitplan für das Meeting erstellst und die wichtigsten Besprechungspunkte ausformulierst.
Meetings leiten
Wenn dann ein Meeting stattfindet, sorgst Du für das Wohlergehen aller Teilnehmer. Du organisierst im Vorfeld Snacks und Kaffee, begrüßt alle Anwesenden, und führst auch die Rednerliste. Gleichzeitig solltest Du aber wachsam zuhören und wichtige Punkte in einem Protokoll mitschreiben.
Akten verwalten
Damit alles immer ordentlich und übersichtlich bleibt, sortierst Du regelmäßig Abrechnungen und Schriftstücke in die passenden Akten ein. Auch für die digitale Verwaltung bist Du verantwortlich.
Kontakt zu Kunden pflegen
Besonders wichtige Kunden schickst Du ab und an nette Briefe, beispielsweise zu besonderen Anlässen. Du vermittelst ihnen einfach das Gefühl, wichtig zu sein und organisierst auch manchmal Events mit Catering und schöner Musik, um alle bei Laune zu halten.
Recherchieren
Falls die Geschäftsleitung eine Frage zu einem beliebigen Thema hat, recherchierst Du diese. Das können zum Beispiel Wörter in japanischer Sprache für den Smalltalk mit einem japanischen Kunden sein, oder aber die Entwicklung eines bestimmten Produktes auf dem nationalen Markt.
Wie sieht der Arbeitsplatz aus?
Die meiste Zeit verbringst Du während Deiner Arbeit in dem Büro am Schreibtisch. Du bedienst unterschiedliche Programme zur besseren Übersicht über Termine und Finanzen, verwaltest Akten und Ordner und führst Telefonate. Außerdem sprichst Du in Besprechungs- und in Seminarräumen.
Was verdient ein Assistent der Geschäftsführung?
Wieviel Du als Assistent der Geschäftsführung verdienst hängt sehr stark von der Größe des Unternehmens ab. Natürlich macht es einen riesigen Unterschied, ob Du beispielsweise für eine kleine regionale Firma als Assistenz der Geschäftsführung arbeitest, oder aber in einem überregionalen oder gar internationalen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern.
Es lässt sich also sehr schwer ein durchschnittliches Einkommen benennen. Die Gehaltsspanne liegt bei etwa 2.500 bis 8.000 Euro im Monat. Als Einstiegsgehalt solltest Du jedoch mit nicht mehr als 3.000 Euro monatlich rechnen.
Wo finde ich einen Job als Assistent der Geschäftsführung?
Wenn Du Assistent der Geschäftsleitung werden willst und passende Jobs suchst, bist Du bei unserer kostenlosen Jobbörse genau richtig! Hier kannst Du genau in der Branche einen Job finden, in der Du Dich richtig gut auskennst. Außerdem kannst Du eingeben, in welchem Radium Du arbeiten willst, und wieviel Erfahrung Du bereits mitbringst. So findest Du leicht für Dich passende Jobangebote!
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Wie sind die Berufsaussichten für Assistenten der Geschäftsführung?
Allzu viele Jobs für Dich als Assistent der Geschäftsführung gibt es nicht zur Auswahl. Aufgrund der guten Bezahlung ist der Beruf außerdem sehr beliebt und es gibt viele Bewerbungen auf freie Plätze. Wenn Du aber unbedingt diesen Beruf ergreifen willst, sollte Dich das nicht abschrecken!
Welche Spezialisierungen gibt es?
Du kannst Dich auf ganz unterschiedliche Branchen spezialisieren. Deine Kompetenzen müssen als Assistentin der Geschäftsleitung oder als Assistent der Geschäftsführung in einer Bank natürlich anders sein, als beispielsweise in einem IT-Unternehmen oder in einem Autokonzern. Da eine Assistenz der Geschäftsführung praktisch in allen Branchen benötigt wird, gibt es bei den Möglichkeiten der Spezialisierung keine Grenzen.
Passt der Beruf Assistent der Geschäftsführung zu mir?
Damit Du den Aufgaben der Assistentin der Geschäftsführung beziehungsweise den Aufgaben des Assistenten der Geschäftsführung gewachsen bist, solltest Du diese Fähigkeiten mitbringen:
Strukturierte und organisierte Arbeitsweise
Du bist die Person, die alles im Blick haben muss. Wichtige Termine innerhalb des Unternehmens, Termine mit Kunden, sowie relevante Events der gesamten Branche. Dass alles rechtzeitig geplant wird, gehört zu den Geschäftsführungs-Assistenz-Aufgaben ebenso, wie vorrausschauend zu sehen, was außerdem noch für Erledigungen auf Dich und auf die Geschäftsleitung zukommen.
Analytisches Denken
Nicht nur die Entwicklung der finanziellen Situation des Unternehmens solltest Du regelmäßig analysieren, sondern auch den gesamten Markt. Dafür solltest Du in der Lage sein, analytisch zu denken.
Teamorientiertes Handeln
Du vermittelst zwischen den unterschiedlichen Abteilungen in Deinem Unternehmen. Dazu gehört, dass Du alle gleich behandelst und bei Konflikten immer freundlich bleibst und sachlich zwischen den einzelnen Parteien vermittelst.
Perfekte schriftliche sowie mündliche Ausdrucksweise
Du verfasst wichtige Briefe im Namen der Geschäftsleitung, sprichst mit den Abteilungsleitern und klärst die Chefetage über aktuelle Entwicklungen auf. Dafür solltest Du sehr sicher im Schreiben sowie im Sprechen sein und Dich ganz korrekt ausdrücken können. Je nach Unternehmensgröße solltest Du dies nicht nur in deutscher Sprache, sondern zumindest auch in englischer Sprache können.
Ebenfalls sehr wichtig ist es, dass Du selbstständig arbeiten kannst, und einen gesunden Ehrgeiz mitbringst! Da Du oft unter Druck arbeitest, ist auch eine hohe Belastbarkeit sehr wichtig, um die Aufgaben der Assistenz der Geschäftsführung gut bewältigen zu können. Dann steht Deiner Karriere als Assistent der Geschäftsleitung nichts mehr im Weg!